среда, 27 мая 2009 г.

Правила написания электронных писем

О наболевшем.

Многие рекламщики до сих пор не понимают, что из мелочей складывается общее впечатление. Пост направлен на тех, кто по воле судьбы участвует в процессе продаж услуг или товаров.

Правила написания писем:

1. Адресность.

Получатели писем должны иметь вид Павел Иванов, а не ivanov@gazpromprom.ru

То есть они должны быть у вас в в адресной книге.

2. Правила обращения.

Обращайтесь в письме к человеку по имени, если письмо идет только ему или "Уважаемые Коллеги" если получателей более 2-х. Если получателей двое, их имена нужно перечислять через запятую.

3. Указание темы письма.

Важна четкость и полнота формулировки. Если дизайн, то дизайн чего, какого проекта. Указывайте время, если нужно. В формулировках будьте лаконичными и понятными.

Правильная тема письма может выглядеть примерно так:

"Встреча с агентством Пыщ-пыщ 29.05" или "Презентация сайта упячка.ру".

Или подобное. Имейте в виду, что люди, которым вы пишете письмо получают их сотни в день и ваше могут просто не заметить, если тема будет не раскрыта в заголовке.

4. Запрос на обратную связь.

После раскрытия темы письма, обязательно внесите в письмо элемент действия для получателя.

Если вопрос срочный, укажите на это.

Если должны быть предоставлены дополнительные материалы, также укажите.

Оперируйте конкретными датами и данными. Такие письма приятнее читать.

5. История переписки.

Всегда сохранять историю переписки! Железное правило.

Относится к пункту 3. Получая сотни писем в день и тратить время на поиски предыдущего письма - нет уж, спасибо.

6. Подпись.

Первоначально подпись должна раскрывать должность сотрудника, компанию, контакты.

После начала переписки по одной теме (когда формируется знак RE: в теме) нужно иметь короткую подпись, где отражено только Финальное обращение (Н-р "С уважением"), ФИ и должность или компания где работает автор.

Не устраивайте из подписи простыню. Это раздражает также, как и не говорящая ничего о человеке подпись. Если вы медиа-фигура и хотите об этом сказать, смело приводите ссылку на ваш профайл или блог в письме.

Пример хорошей подписи:

С уважением,
Петрова Ирина
Менеджер по работе с клиентами

Fusion agency
Тел.: +7(495) 111-11-11
Моб.: +7(000) 111-11-11
Почта: petrova@f-u-s-i-o-n.ru
www.f-u-s-i-o-n.ru


7. Структура письма.

Напоследок закрепим структуру письма. Итак:

1)Тема письма

2)Приветствие

3)Обращение

4)Вводная информация

5)Несколько абзацев текста, где каждый абзац подзадача

6)Запрос обратной связи

7)Подпись

8)История переписки

Бонусный совет для pro продажников:

Если вы устраиваете рассылку по базе контактов и она исчисляется сотнями людей, прибегните к небольшой хитрости - создайте мейл-лист с персонализированным обращением. Как минимум используйте имя. Штатные средства почтовых программ позволяют с легкостью это делать. Можно попробовать задавать какой-либо запрос к действию в тело письма и случайным образом его вставлять.

Например:

"Добрый день, Иван!

Как продвигаются ваши проекты?

Кстати, хотел/а бы вам рассказать про наши новые рекламные возможности..."

Ивану придется вам что-либо ответить, а там глядишь и получится поговорить о ваших продуктах.