О наболевшем.
Многие рекламщики до сих пор не понимают, что из мелочей складывается общее впечатление. Пост направлен на тех, кто по воле судьбы участвует в процессе продаж услуг или товаров.
Правила написания писем:
1. Адресность.
Получатели писем должны иметь вид Павел Иванов, а не ivanov@gazpromprom.ru
То есть они должны быть у вас в в адресной книге.
2. Правила обращения.
Обращайтесь в письме к человеку по имени, если письмо идет только ему или "Уважаемые Коллеги" если получателей более 2-х. Если получателей двое, их имена нужно перечислять через запятую.
3. Указание темы письма.
Важна четкость и полнота формулировки. Если дизайн, то дизайн чего, какого проекта. Указывайте время, если нужно. В формулировках будьте лаконичными и понятными.
Правильная тема письма может выглядеть примерно так:
"Встреча с агентством Пыщ-пыщ 29.05" или "Презентация сайта упячка.ру".
Или подобное. Имейте в виду, что люди, которым вы пишете письмо получают их сотни в день и ваше могут просто не заметить, если тема будет не раскрыта в заголовке.
4. Запрос на обратную связь.
После раскрытия темы письма, обязательно внесите в письмо элемент действия для получателя.
Если вопрос срочный, укажите на это.
Если должны быть предоставлены дополнительные материалы, также укажите.
Оперируйте конкретными датами и данными. Такие письма приятнее читать.
5. История переписки.
Всегда сохранять историю переписки! Железное правило.
Относится к пункту 3. Получая сотни писем в день и тратить время на поиски предыдущего письма - нет уж, спасибо.
6. Подпись.
Первоначально подпись должна раскрывать должность сотрудника, компанию, контакты.
После начала переписки по одной теме (когда формируется знак RE: в теме) нужно иметь короткую подпись, где отражено только Финальное обращение (Н-р "С уважением"), ФИ и должность или компания где работает автор.
Не устраивайте из подписи простыню. Это раздражает также, как и не говорящая ничего о человеке подпись. Если вы медиа-фигура и хотите об этом сказать, смело приводите ссылку на ваш профайл или блог в письме.
Пример хорошей подписи:
С уважением,
Петрова Ирина
Менеджер по работе с клиентами
Fusion agency
Тел.: +7(495) 111-11-11
Моб.: +7(000) 111-11-11
Почта: petrova@f-u-s-i-o-n.ru
www.f-u-s-i-o-n.ru
7. Структура письма.
Напоследок закрепим структуру письма. Итак:
1)Тема письма
2)Приветствие
3)Обращение
4)Вводная информация
5)Несколько абзацев текста, где каждый абзац подзадача
6)Запрос обратной связи
7)Подпись
8)История переписки
Бонусный совет для pro продажников:
Если вы устраиваете рассылку по базе контактов и она исчисляется сотнями людей, прибегните к небольшой хитрости - создайте мейл-лист с персонализированным обращением. Как минимум используйте имя. Штатные средства почтовых программ позволяют с легкостью это делать. Можно попробовать задавать какой-либо запрос к действию в тело письма и случайным образом его вставлять.
Например:
"Добрый день, Иван!
Как продвигаются ваши проекты?
Кстати, хотел/а бы вам рассказать про наши новые рекламные возможности..."
Ивану придется вам что-либо ответить, а там глядишь и получится поговорить о ваших продуктах.
